Во многих компаниях Эстонии Microsoft 365 — главный инструмент для почты, файлов и совместной работы. При правильной настройке он упрощает удалённую работу, обмен документами и безопасность. При неправильной — появляются разбросанные файлы, лишние права доступа и учётные записи, которыми никто не управляет.
Правильные лицензии
Пакеты отличаются не только ценой. Business Basic подходит, если нужны почта, Teams и веб-версии приложений. Business Standard добавляет устанавливаемые программы Office. Business Premium включает управление устройствами и дополнительные функции безопасности — это важно, если сотрудники работают на ноутбуках вне офиса. Лицензии можно комбинировать по пользователям.
Перенос почты и файлов
Переезд с другого почтового сервиса или старого сервера нужно спланировать так, чтобы письма не потерялись, а работа не остановилась. Обычно почтовые ящики копируются заранее, затем меняются MX-записи домена, и в конце синхронизируются письма, пришедшие за это время. Файлы перед переносом стоит пересмотреть, а устаревшее — заархивировать.
Teams, SharePoint и OneDrive — где что хранить
Личные файлы — в OneDrive, общие файлы отдела и проектов — в SharePoint или каналах Teams. Если все хранят документы в личном OneDrive и делятся ссылками, после ухода сотрудника трудно найти важные файлы. Понятная структура папок и прав сильно упрощает работу.
Настройки безопасности, которые нужно включить сразу
Двухфакторная аутентификация для всех пользователей, отдельные учётные записи администраторов, отключение устаревших протоколов входа и защита почты записями SPF, DKIM и DMARC. С лицензией Premium можно также разрешить доступ к данным компании только с управляемых устройств.
Резервное копирование и в облаке
Microsoft отвечает за работу сервиса, но ответственность за данные остаётся на компании. Удалённые или зашифрованные вымогателем файлы после окончания срока хранения могут исчезнуть. Поэтому часто используют отдельное резервное копирование Microsoft 365, которое позволяет восстановить почту и файлы даже через несколько месяцев.
Повседневное администрирование
Новые сотрудники, увольнения, лицензии, общие ящики, группы и права требуют постоянного внимания. Когда этим занимается случайный сотрудник, быстро появляются ошибки. Лучше иметь описанный процесс и ответственного ИТ-партнёра.
Поможем внедрить Microsoft 365, перенести почту и администрировать пользователей в рамках услуги ИТ-поддержка. Напишите нам на странице контактов.